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DE LAS REUNIONES ORDINARIAS EN LAS SOCIEDADES COMERCIALES

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Esta es la época señalada en la ley para la celebración de las reuniones ordinarias en las sociedades comerciales, tanto las que se rigen por el Código de Comercio como las sociedades por acciones simplificadas previstas en la Ley 1258 de 2008. Según lo predica el artículo 422 del Código de Comercio, las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.

Se observa entonces que se constituye en el motivo de celebración anual en donde concurren los socios a ejercer el derecho que les asiste a tomar participación activa en las decisiones societarias. Se reviste esta reunión de las formalidades necesarias para la validez de los actos incorporados en su ejecución, los que de manera resumida deben aparecer en un acta que de igual manera debe reunir los requisitos que la ley prescribe como de obligatorio cumplimiento para evitar ser tachadas las decisiones de ineficaces, nulas o inoponibles.

Deben ser convocadas según lo definan los estatutos y en ausencia de estos, la ley, la misma que ha determinado que la convocatoria debe hacerse para las sociedades regidas por el Código de Comercio con antelación no inferior a quince días hábiles sin contar el de la convocatoria y el de la reunión. Es importante considerar que en este lapso de tiempo es cuando los socios pueden ejercer el derecho de inspección, regulado en el Artículo 48 de la Ley 222 de 1995, que al decir de la Superintendencia de Sociedades, tiene una finalidad esencialmente informativa para el socio, esto es, apunta a satisfacer un interés individual de información, en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad.

Ahora bien, aquellos socios que decidan otorgar poder para hacerse representar en la reunión ordinaria, pueden hacerlo a través de carta, telex o fax, lo que resulta válido según lo ha reiterado la Supersociedades para estos documentos. A partir de la Ley 527 de 1999, se ampliaron los medios a cualquier mensaje de datos, siempre y cuando la información que contiene el poder es accesible para su posterior consulta.

Una vez reunidos los socios, la Junta de Socios o la Asamblea, podrá ocuparse de temas no indicados en la convocatoria, a propuesta de los directores o de cualquier asociado. Son válidas igualmente las reuniones no presenciales previstas en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, siempre que se pueda probar cuando por cualquier medio todos los socios puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva.

En este tipo de reuniones es aconsejable para los socios hacerse acompañar por especialistas en los temas a tratar y en especial económicos, toda vez que, entre otros, los estados financieros deben ser aprobados por el máximo organismo y éstos contienen información que puede resultar sensible a los intereses como negocio en marcha de la sociedad.

FABIAN DAVALOS MURIEL
Director Jurídico
CPAAI CABRERA INTERNATIONAL S.A.

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