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Pagos en Efectivo

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El artículo 771-5 del estatuto tributario dispone en su parte pertinente:
Medios de pago para efectos de la aceptación de costos, deducciones, pasivos e impuestos descontables. (Artículo adicionado por el artículo 26 de la Ley 1430 de 2010). Para efectos de su reconocimiento fiscal como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables, los pagos que efectúen los contribuyentes o responsables deberán realizarse mediante alguno de los siguientes medios de pago: Depósitos en cuentas bancarias, giros o transferencias bancarias, cheques girados al primer beneficiario, tarjetas de crédito, tarjetas débito u otro tipo de tarjetas o bonos que sirvan como medios de pago en la forma y condiciones que autorice el Gobierno Nacional.

Lo dispuesto en el presente artículo no impide el reconocimiento fiscal de los pagos en especie ni la utilización de los demás modos de extinción de las obligaciones distintos al pago, previstos en el artículo 1625 del Código Civil y demás normas concordantes.
Así mismo, lo dispuesto en el presente artículo solo tiene efectos fiscales y se entiende sin perjuicio de la validez del efectivo como medio de pago legítimo y con poder liberatorio ilimitado, de conformidad con el artículo 8º de la Ley 31 de 1992.

Parágrafo. Podrán tener reconocimiento fiscal como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables, los pagos en efectivo que efectúen los contribuyentes o responsables, independientemente del número de pagos que se realicen durante el año, así:
– En el primer año, el menor entre el ochenta y cinco por ciento (85%) de lo pagado o cien mil (100.000) UVT, o el cincuenta por ciento (50%) de los costos y deducciones totales.
– En el segundo año, el menor entre el setenta por ciento (70%) de lo pagado u ochenta mil (80.000) UVT, o el cuarenta y cinco por ciento (45%) de los costos y deducciones totales.
– En el tercer año, el menor entre el cincuenta y cinco por ciento (55%) de lo pagado o sesenta mil (60.000) UVT, o el cuarenta por ciento (40%) de los costos y deducciones totales.
– A partir del cuarto año, el menor entre cuarenta por ciento (40%) de lo pagado o cuarenta mil (40.000) UVT, o el treinta y cinco por ciento (35%) de los costos y deducciones totales.

De acuerdo con la norma, la aceptación fiscal de costos, deducciones, impuestos descontables y pasivos, está condicionada a:

1.    Que el sujeto pasivo realice los pagos correspondientes utilizando los medios de pago mencionados en la norma.

2.    Cuando se usa el cheque como medio de pago, la norma indica que el mismo debe ser girado al primer beneficiario, lo cual significa que debe ser emitido a nombre del acreedor quien es el único que puede disponer del mismo y que dicha disposición sólo es posible a través del banco emisor. Para que sirva de soporte, le adjunto un documento producido por Bancolombia, que contiene el significado y alcance de lo que significa girar un cheque al primer beneficiario y las posibilidades de disposición de acuerdo a la forma como sea elaborado por el emisor del mismo.  De esta manera, no se cumple la restricción señalada en la norma cuando:  i) Se gira cheque a nombre de un tercero que no es el acreedor, para que lo cambie por efectivo y utilice el dinero para realizar uno o más pagos.  ii) Se gira el cheque a nombre del acreedor, quien tiene la posibilidad de cambiarlo por efectivo en un lugar diferente al banco o de endosarlo.    Del documento anexo, hemos extractado el siguiente texto, que contribuye a un mejor entendimiento del tema:

4. Cheques con sello que limita su negociabilidad: existen las siguientes modalidades:

4.1 Cheque sin sello de cruce y con la leyenda “Páguese al primer beneficiario”, “Páguese únicamente al primer beneficiario” o “no negociable”: cuando se utiliza este tipo de sellos, la finalidad es limitar la negociabilidad del cheque, es decir, el banco librado solo podrá pagarlo al “primer” beneficiario del cheque bien sea por canje o ventanilla, por cuanto este cheque no puede circular por endoso.

Puede ser consignado en la cuenta corriente o de ahorros del primer beneficiario o puede con él constituir inversiones a su nombre.

En estos eventos, el Banco tiene la obligación de certificar que el mismo ha sido acreditado a nombre del beneficiario.

4.2 Cheque con sello de cruce y con la leyenda “Páguese al primer beneficiario”, “Páguese únicamente al primer beneficiario” o no negociable: en este cheque además de estar limitada su negociabilidad también tiene limitada su forma de pago, es decir, el banco librado solo podrá pagarlo al “primer” beneficiario del cheque por canje y no puede cobrarse por ventanilla.

Puede ser consignado en la cuenta corriente o de ahorros del primer beneficiario o puede con él constituir inversiones a su nombre

En estos eventos, el Banco tiene la obligación de certificar que el mismo ha sido acreditado a nombre del beneficiario.

3.       Hay un margen para realizar pagos en efectivo, sin que se comprometa la aceptación fiscal de los mismos.  Para el año 2014, está previsto que dicho margen es el menor entre el 85% de lo pagado o 100.000 uvt o el 50% de los costos y deducciones totales.  Esto significa que los aspectos mencionados en su pregunta relativos al manejo de cajas menores mediante pagos en efectivo, pueden atenderse haciendo uso del margen para operaciones en efectivo previsto en la norma, sin comprometer la aceptación fiscal de los mismos.

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