Go to Top

PLAZO LEGAL PARA CONSERVACION DE ARCHIVOS

Print Friendly, PDF & Email
Resulta frecuente la pregunta sobre el tiempo de conservación de archivos y no pocas confusiones se advierten en quienes tratan de armonizar los textos legales que las refieren. En ese entendido, empiezo por señalar que las normas que regulan la contabilidad podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.
El desarrollo normativo del tema, se refleja dentro de las siguientes disposiciones legales:
En materia contable, el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, el cual fue derogado por el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, disponía en sus apartes que los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años.
Sobre el mismo tema, el artículo 60 del Código de Comercio, derogado por el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 expresaba que los libros y papeles de comercio deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta.
Posteriormente aparece el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 (Ley antitrámites) que dispuso la racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio, señalando que los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.
Nótese que el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 (Ley antitrámites), derogó tácitamente parte del inciso 2° y todo el inciso 3° del artículo 134 del Decreto 2649 de 1993 y el artículo 60 del Código de Comercio. Dispuesto lo anterior, se tiene a manera de conclusión lo siguiente:

1.- El término de conservación de libros y papeles de comercio se reduce de veinte (20) años a diez (10) años a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante.

2.-  Puede el comerciante elegir para su conservación el papel o cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

3.-  Los términos menores consagrados en normas especiales continúan vigentes, esto es, los cinco (5) años que se consagran para conservar informaciones y pruebas en materia tributaria señalados en el artículo 632 del Estatuto Tributario

4.- El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.

HAROLD FABIÁN DÁVALOS MURIEL
DIRECTOR JURÍDICO
NATALIA JARAMILLO CARDONA
SEMISENIOR JURÍDICO
Comparte esto:

Deja Un Comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Seminario Declaracíon de Renta Persona Natural